Das perfekte Seminar planen - die grosse Checkliste
Inhaltsverzeichnis
Aus unserer Praxis als Seminarhotel in Zürich wissen wir, dass die besten Seminare und Workshops Resultate generalstabsmässiger Planung sind. Ausschlaggebend sind die jeweilige Zielsetzung, die geplante Teilnehmerzahl - und natürlich die Kompetenzen des Seminarleiters. Wie Sie am besten vorgehen, um Ihre Seminarteilnehmer restlos zu begeistern, das erfahren Sie hier.
Das Seminar ist zu Ende, die Teilnehmer bleiben im Seminarraum und hören gar nicht auf, sich zum eben Gelernten angeregt auszutauschen. Sie sind voller Energie und wollen am liebsten sofort in die praktische Anwendung gehen - das perfekte Ergebnis eines Events.
Sie als Seminarleiter können in diesem Fall fest damit rechnen, dass Sie allein wegen des positiven Feedbacks weitere Buchungen erhalten werden. Auch wenn Ihre fachlichen und rhetorischen Fähigkeiten durchaus wichtige Rollen spielen, wird die Grundlage für den Erfolg derartiger Veranstaltungen oft genug schon mit der umsichtigen Planung geschaffen. Unser Raumangebot im Überblick: Seminarräume Zürich.
Grundlegende Gedanken zur Seminarplanung
Ganz unabhängig von Thema und Personenkreis weisen erfolgreiche Seminare eine immer wiederkehrende Struktur auf, der Sie bei der Planung folgen sollten:
1. Ankunft, Akklimatisierung und Begrüssung
Planen Sie wenigstens eine halbe Stunde Vorlauf ein, um allen Teilnehmern ein entspanntes Ankommen zu ermöglichen. Gerne sorgen wir mit einer Auswahl von Getränken und kleinen Snacks dafür, dass Ihre Gäste sich hervorragend angenommen fühlen. Lässt es der Personenkreis zu, dann begrüssen Sie jeden einzelnen Teilnehmer mit Handschlag und einigen freundlichen Worten in Empfang nehmen.
Wichtig:
- Schaffen Sie schon vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer Ordnung. Alle Utensilien und Unterlagen sollten an Ort und Stelle sein.
- Markieren Sie den Weg zum Seminarraum deutlich, um Frust zu vermeiden.
- Hängen Sie den Ablaufplan, also Anfangszeiten und eingeplante Pausen, aus.
2. Eröffnung, Einstieg und Zieldefinition
Nach der offiziellen Eröffnung des Seminars stellen Sie sich selbst, aber auch das anstehende Thema kurz vor. Geben Sie einen kurzen Überblick, womit Sie sich heute befassen - und legen Sie die Ziele der Veranstaltung fest. Dazu erläutern Sie, was genau Sie an diesem Tag erreichen möchten und wie Sie den Ablauf des Seminars geplant haben.
Wichtig: Einige Tipps zum Ablauf
- Überlegen Sie sich einen perfekten Einstieg, um direkt die ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu erhalten. So könnten Sie beispielsweise Ihr Seminar mit einer Frage beginnen, an deren Beantwortung die Teilnehmer gemeinsam arbeiten. Auf diese Weise bauen Sie den wichtigen Spannungsbogen auf.
- Verpacken Sie Ihre Informationen in eine plausible Geschichte - Storytelling hilft Ihren Teilnehmern dabei, das Gehörte besser zu erfassen. So können Sie beispielsweise Ihre Botschaft in einen aktuellen Bezug setzen und so die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer wecken.
- Setzen Sie visuelle Mittel ein, so lockern Sie grundsätzlich Ihr Seminar auf, sichern sich aber auch die Aufmerksamkeit. Bilder, Statistiken, Grafiken oder Videos sollten jedoch nicht von Ihrer Botschaft ablenken, sondern diese unterstreichen.
3. Produktiver Teil
Diese Seminarphase kann stark variieren - immer in Abhängigkeit vom Thema, von der Art des Seminars und natürlich der Teilnehmerzahl. Hier bieten sich verschiedene Methoden an, mit denen Sie entweder in kleinen Gruppen oder mit dem gesamten Plenum zum Ziel kommen.
Wichtig ist, dass Sie regelmässig Pausen vorsehen. Auch hier gibt der geplante Seminarablauf den Rhythmus vor, allerdings sollten Sie nicht länger als 90 Minuten am Stück mit Ihren Teilnehmern arbeiten. Besprechen Sie mit uns die optimale Versorgung Ihrer Seminarteilnehmer mit Erfrischungen und Snacks, wir unterbreiten Ihnen dazu gerne Vorschläge.
4. Ergebnisse zusammenfassen
Die Erfassung der Resultate des Seminars ist nicht nur wichtig, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen. Vielmehr können Sie auf diese Weise auch einschätzen, an welchen Punkten künftig noch gearbeitet werden muss. Kommunizieren Sie klar, wie die Ergebnisse verarbeitet werden.
5. Seminar und Feedbacks auswerten
Feedbacks einzusammeln, ist unverzichtbar. Sie erhalten so wichtige Anregungen, die Sie ebenso in Ihre künftigen Veranstaltungen einfliessen lassen können wie die Erkenntnisse zur Optimierung, die Sie selbst während des Seminars gewonnen haben. Notieren Sie sich diese Gedanken, um sich immer weiter zu verbessern.
Konkrete Vorbereitung des Seminars
Bevor Sie an die praktische Umsetzung gehen können, sollten Sie sich für die Vorbereitung etwas so viel Zeit nehmen, wie das Seminar letztendlich dauern soll. Einige Fragen helfen dabei:
- Welches Ziel wollen Sie genau erreichen?
- Welche Methode empfiehlt sich bei der Umsetzung?
- Welche Location kommt in Frage?
- Welche Technik und Utensilien brauchen Sie vor Ort?
- Welches Catering ist am besten geeignet?
Die konkrete Formulierung des Ziels bestimmt massgeblich den Ablauf Ihres Seminars. Berücksichtigen Sie dabei bitte unbedingt die Problemstellung, für die die Teilnehmer Ihres Seminars eine Lösung erarbeiten sollen. Von diesem Ergebnis und dem relevanten Personenkreis hängt die in Frage kommende Methode ab:
Kreativer Denkprozess
Wollen Sie beispielsweise mit einem übersichtlichen Teilnehmerkreis einen kreativen Denkprozess zu einem fest umrissenen Thema anstossen, können Sie auf die Methode Six Thinking Hats zurückgreifen. Diese fusst auf einem Rollenspiel, wobei die einzelnen Protagonisten unterschiedliche Funktionen übernehmen müssen.
Diskussionsrunden
Diskussionsrunden stehen im Fokus der Methode Fishbowl: Ein Teil der Teilnehmer darf sich zum Thema auseinandersetzen, während die anderen zuhören. Die Aufteilung ist nicht starr, die Zuhörenden können jederzeit zu Diskutanten werden. Dieser Ansatz empfiehlt sich vor allem, wenn es zu bestimmten Themen weit auseinandergehende Meinungen gibt.
Lego Serious Play
Wie der Name schon sagt, kommen hier Lego-Steine zur Visualisierung von Ideen zum Einsatz. Der Teilnehmerkreis sollte 12 Personen nicht überschreiten, die von Ihnen als Moderator zu einem konkreten Thema bis zur Lösung des Problems begleitet werden.
Methode World Café
Bei einer grösseren Anzahl an Teilnehmern könnte die Methode World Café zielführend sein: Hier teilen Sie die Teilnehmer in mehrere handliche Gruppen ein, die sich für jeweils maximal 30 Minuten mit einem Thema beschäftigen, um dann nach einer Rotation weiter daran zu arbeiten.
Open Space
Für das grosse Plenum hingegen empfiehlt sich Open Space: Hier legen Sie das Thema nur grob fest und lassen sich von den konkreten Vorschlägen der Teilnehmer inspirieren. Die daraufhin gebildeten Arbeitsgruppen erarbeiten vollkommen flexibel verschiedene Lösungsansätze.
Natürlich gibt es durchaus weitere Methoden, Sie können beispielsweise mit Design Thinking an kreativen Lösungen oder spezielle Modelle zur Teambildung nutzen - wichtig ist, dass Sie die Methoden sicher beherrschen und die geeignete Location dafür wählen.
Der Platz sollte nicht nur ausreichen, sondern bei Bedarf eben auch die notwendigen Rückzugsmöglichkeiten für die ungestörte Gruppenarbeit bieten.
Der nächste Punkt ist ebenso wichtig: Beamer und Flipchart, Karten, Klebezettel, Stifte oder andere Accessoires - besorgen Sie diese unverzichtbaren Utensilien im Vorfeld und stellen Sie den Transport sicher. Vor Seminarbeginn sollten Sie sich davon überzeugen, dass alle Geräte zuverlässig funktionieren - dabei unterstützen wir Sie gerne.
Ein Beamer gehört zur Grundausstattung eines Seminarraumes
Bedenken Sie bei Fernbedienungen und Laserpointern auch die Ersatzbatterie
Und nicht zuletzt: Ihre Teilnehmer sollen konzentriert arbeiten, also brauchen Sie Getränke und Snacks. Was sich genau empfiehlt, hängt natürlich von der Dauer des Seminars ab. Für Tagesveranstaltungen unterbreiten wir Ihnen gerne Vorschläge für ein ansprechendes Mittagessen, das nicht zu schwer im Magen liegt, aber auch hohen Ansprüchen genügt.
Nach einem derart vorbereiteten Seminar werden Sie mit Sicherheit noch lange mit Ihren Teilnehmern diskutieren, tolle Anregungen erhalten - und vor allem wieder gebucht werden.