So wird das Meeting zum Erfolg
Tagungen im Business-Bereich sollten von Professionalität zeugen. Beengte, dunkle Räumlichkeiten und eine streikende Technik sorgen nicht gerade für Wohlbefinden beim Aufeinandertreffen.
Ein schlecht umgesetztes Meeting bereitet Frust und mindert die Motivation unter den Teilnehmern. Mit diesen Tipps vermeiden Sie unnötige Investitionen und veranstalten eine kompetente Konferenz.
Inhaltsverzeichnis
Die richtige Vorbereitung reduziert auftretende Schwierigkeiten
Eine optimale Planung ist schon die halbe Miete, deshalb ist für die Organisation genügend Zeit zur Verfügung zu stellen. Es muss ein geeigneter Ort her, welcher für alle Teilnehmer ausreichend Platz bietet und mit passender Technik bestückt ist. Erstklassige Räumlichkeiten sind kurzfristig nur schwer zu finden. Ein knappes Budget schränkt die Auswahl ein.
Mit der Vorbereitung etwa sechs Monate im Voraus zu starten, erweist sich als sinnvoll. Zudem steigern Sie die Zahl der Anwesenden, da ein feststehender Termin besser planbar ist. Anhand der Teilnehmeranzahl, des Budgets und der erforderlichen Ausstattung geht es rechtzeitig an die Buchung eines Seminarraums. Neben organisatorischen Themen spielen inhaltliche Aspekte eine wichtige Rolle.
Stellen Sie die Ziele des Treffens heraus und erstellen Sie eine Agenda. Bei anspruchsvollen Themen können Sie Handouts im Vorfeld verschicken, damit die Partizipierenden mehr Einblick in die Materie gewinnen.
Eine sinnvolle Planung umfasst:
- Anzahl der Teilnehmer bestimmen
- Budget ermitteln und bereitstellen
- Datum inklusive Startzeitpunkt und Dauer des Seminars festlegen
- Agenda mit wichtigsten Themen erstellen
- erforderliche Technik bestimmen und zur Verfügung stellen
Eine ideale, zentral gelegene Location
Für das Meeting wählen Sie am besten einen Ort aus, der für alle Teilnehmer leicht zu erreichen ist. Findet das Treffen weit ausserhalb einer grösseren Stadt statt, springt der ein oder andere sehr wahrscheinlich ab.
Ein Seminarraum in Zürich, Bern oder Genf eignet sich hervorragend für Tagungen. Locations, die nur mittels Auto erreichbar sind, erweisen sich als ungeeignet und nicht zeitgemäss. Mit unseren ansprechenden, lichtdurchfluteten Räumlichkeiten im Best Western Hotel Spirgarten punkten Sie bei den Anwesenden.
Wählen Sie zwischen kleinen und grösseren Säalen, die Platz für 20 bis zu mehr als 900 Personen bieten. Das Hotel offeriert die Möglichkeit, auf verschiedene Arten anzureisen, und kümmert sich um die passende Verpflegung.
Digitale Potenziale nutzen
Das digitale Zeitalter hat die Art von Konferenzen deutlich beeinflusst. Per Videoschalte nehmen Personen von zu Hause aus an der Besprechung teil. Vortragende unterstützen ihre Äusserungen mit Powerpoint-Präsentationen, die ein Beamer grossflächig darstellt. Trockene Reden, die zum Teil über Stunden dauern, wirken einschläfernd und erzielen kaum eine gewinnbringende Wirkung.
Durch eine gut gestaltete Visualisierung lockern Sie den Vortrag auf und halten die Konzentration aufrecht. Die digitalen Möglichkeiten sind vielfältig und für ein professionelles Meeting die idealen Zutaten.
Im Best Western Hotel Zürich Altstetten stehen Ihnen moderne technische Hilfsmittel zur Verfügung, mit denen sich erfolgreiche Hybride Events umsetzen lassen. Vom Flipchart über das Konferenztelefon bis zum Laser-Videoprojektor mit HD-Qualität ist alles dabei.
Es ist wichtig für ein Team, sich nicht nur auf einen Spieler zu verlassen
Die Verpflegung spielt keine unwichtige Rolle
Damit ein Meeting zum Erfolg wird, ist auf eine optimale Verpflegung zu achten. Ein Kaffee zum Einstieg bei früh beginnenden Tagungen kommt bei den Gästen gut an. Auch das blosse Zuhören verbraucht Kalorien.
Hungrige Mägen sorgen für Unkonzentriertheit und mangelnde Motivation. In der Mittagspause überzeugt deshalb ein üppiges Buffet mit zahlreichen Leckereien, das bei den Teilnehmern die Energiereserven auffüllt. Hervorragend gestärkt geht es dann wieder zur Besprechung. Getränke sind für alle Teilnehmer während der gesamten Konferenz bereitzustellen.
Für Veganer und Vegetarier sollte es ebenfalls eine kleine Auswahl geben. Wenn Sie ein Meeting mit schmackhafter Versorgung veranstalten, besuchen die Anwesenden auch künftige Tagungen gern.
Raum für Fragen lassen und gezielt ansprechen
Ein Meeting sollte keine einseitige Sache sein. Binden Sie die Anwesenden stärker mit ein, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten und den Inhalt besser zu vermitteln. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Vor allem schwierige Sachverhalte bedürfen einer detaillierteren Erklärung. Schweigende Personen im Saal sprechen Sie direkt aber nicht zu forsch an.
Stille ist kein Zeichen von Unaufmerksamkeit. In einigen Fällen bedarf es nur einer gezielten Aufforderung. Etwas Humor lockt so manchen Gast aus der Reserve. Eine Konferenz ist im Idealfall eine kommunikative Angelegenheit. Sie können auf diese Weise neue Erkenntnisse, Lösungsansätze und Meinungen erhalten und ein produktiveres Meeting veranstalten. Aus Tagungen mit angeregten Diskussionen entwickeln sich eher erfolgversprechende Konzepte.
Fazit
Damit ein Meeting von Erfolg gekrönt ist, sind einige Dinge zu beachten. Eine gute Vorbereitung vermeidet ein Desaster beim Aufeinandertreffen und zeugt von Professionalität. Das Budget und die Anzahl der Teilnehmer bestimmen die Räumlichkeiten. Nutzen Sie auf der Tagung digitale Möglichkeiten, um örtlich Abwesende zu integrieren und das Vorgetragene zu visualisieren.
Setzen Sie zudem auf eine ansprechende und ausreichende Verpflegung, damit es keine Mangelerscheinung gibt und die Teilnehmer auch künftigen Veranstaltungen beiwohnen.